Das Gesetz über die Informationsfreiheit schreibt vor, dass Datenverarbeitungen auf der Grundlage des Gesetzes, ab Inkrafttreten des Gesetzes alle drei Jahre daraufhin überprüft werden müssen, ob die für die Erreichung des Zwecks der Datenverarbeitung erforderlich ist (Zweckbindung).
Diese Überprüfung gilt für die Datenverarbeitung, zu denen der für die Verarbeitung Verantwortliche verpflichtet ist, wie z. B. die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten.
Die Umstände und Ergebnisse der Überprüfung sind in jedem Fall zu dokumentieren, die Dokumentation ist 10 Jahre lang aufzubewahren und der Datenschutzbehörde auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.
Dies bedeutet daher eine regelmäßige (und obligatorische alle 3-jährige) Überprüfung der Datenschutzdokumente und der ihnen zugrunde liegenden Verfahren. Da sich die Datenverarbeitungstätigkeiten ständig ändern, müssen die entsprechenden Unterlagen und das Datenverarbeitungsverzeichnis ständig aktualisiert werden. Dieser kontinuierliche Wandel gilt für alle Datenverarbeitungen, d.h. nicht nur für die auf gesetzliche Grundlage, so dass es sich lohnt, alle Datenverarbeitungen, Rechtsgrundlagen, Zwecke, Aufbewahrungsfristen usw. regelmäßig zu überprüfen. (Obwohl die drei Jahre ab dem Beginn der Datenverarbeitung gezählt werden müssen, sollte der für die Verarbeitung Verantwortliche bereits über die Dokumentation von mindestens zwei abgeschlossenen Revisionen verfügen, wenn er die angegebenen personenbezogenen Daten z. B. 7 Jahre lang verarbeitet hat.)

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